Quando se fala em construção, uma das primeiras coisas que passa pela cabeça das pessoas é que isso tudo representa “muita dor de cabeça”.
Não seria se fosse algo bem idealizado do começo ao fim.
Atender prazos, custos e qualidade são desafios constantes no setor da construção civil. Saber administrá-los de modo eficiente então, não é das tarefas mais simples.
E é para isso que existe o Planejamento de Obras.
Afinal, você sabe qual a sua definição e como ele funciona? Não? Então muita calma nessa hora!
Para ajudar você a ficar longe de contratempos com os seus projetos, por meio deste guia prático você vai ser capaz de entender melhor o que é o planejamento de obras, quais os tipos de gerenciamento existentes e suas etapas.
Ou seja, tudo para que você possa dar andamento à sua obra tranquilamente e melhor, com tudo dentro do prazo!
Vamos nessa?
O que é o planejamento de obras?
Sejamos sinceros, planejar uma obra é sim um tanto complexo. Frustra, porém não é nenhum bicho de sete cabeças.
De acordo com uma pesquisa realizada pela UFRGS, a falta de um bom planejamento é a segunda maior causa do não cumprimento de tarefas e prazos que devem ser cumpridos na construção civil.
No Brasil, o planejamento e gerenciamento de obras é atribuído para engenheiros civis e arquitetos, e é regulamentado pela Lei 5.194/1996.
O planejamento de obras antecede à construção de fato de um empreendimento.
É o primeiro passo para tudo e ele existe para garantir que imprevistos com o tempo de execução e com o orçamento não ocorram e acabem por prejudicar tanto a construtora, quanto os clientes.
Ele nada mais é do que o ato de coordenar todo o projeto da obra, desde seu planejamento, passando pelo design até a construção propriamente dita e a entrega finalizada.
Ou seja, é um conjunto de práticas que visam planejar, executar e controlar as atividades relacionadas em todos os processos da obra de modo eficaz.
Alguns itens específicos devem ser levados em conta no momento de iniciar qualquer planejamento, como:
– Conhecimento do método construtivo;
– Cronograma detalhado de execução da obra;
– Provisionamento de fluxo de caixa;
– Relação de ferramentas e equipamentos a serem utilizados;
– Contratação de mão de obra ou terceirização;
– Licenciamento e regularização da obra;
– Análise e estudo prévio da montagem do canteiro de obras;
– Necessidade de financiamento, etc.
Com isso, ainda é possível obter maiores vantagens competitivas no mercado.
Sendo assim, o responsável por essa tarefa, o gestor, deve administrar o tempo, os recursos e a equipe para que assim, tudo saia dentro do cronograma previsto.
Para que isso seja viável, é preciso que o gestor tenha algumas características fundamentais em sua personalidade e em sua atuação profissional:
– Ser uma pessoa organizada;
– Ter bom senso ao antecipar possíveis imprevistos;
– Ser analítico;
– Saber interpretar os requisitos do projeto de maneira coerente;
– Ser flexível;
– Saber trabalhar em equipe;
– Ser dinâmico;
– Saber ser um líder;
– Possuir uma comunicação assertiva, entre outras.
Com um bom planejamento de obras, podemos ter uma ideia mais precisa de todo o andamento do projeto e identificar meios de como conduzi-lo da melhor forma.
Há quatro tipos fundamentais de gestão que fazem parte do gerenciamento de obras. São elas:
Gestão dos projetos
A gestão de projetos exige que o responsável tenha habilidades e técnicas voltadas para organização, a fim de que ele coordene atividades visando o êxito de um propósito definido previamente.
É preciso definir uma metodologia e padronizações para sua elaboração, como o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), por exemplo.
Padronizações como essa são capazes de identificar e conceituar processos, técnicas, áreas de conhecimento e ferramentas, reunindo as melhores práticas para um gerenciamento de projetos eficiente.
Para a gestão de projetos, considera-se informações específicas da obra, como por exemplo: determinar o tempo de construção, custos necessários, qualidade exigida, mobilização de recursos humanos, entre outras.
Há vários projetos de construção, como arquitetônico, estrutural, elétrico e hidrossanitário, por exemplo.
E todos eles devem ser cuidadosamente assistidos pelo gestor de obras, tudo para garantir que sejam executados da melhor forma possível.
Desse modo, podemos dizer que são responsabilidades do gestor de obras:
– Evitar riscos;
– Potencializar o sucesso da obra;
– Controlar a entrada e saída dos materiais;
– Melhorar o fluxo de comunicação;
– Padronizar processos;
– Inspecionar a utilização de todos os equipamentos no canteiro de obras;
– Selecionar e acompanhar o desenvolvimento de todas as equipes de cada setor da construção;
– Elaborar relatórios referentes à construção.
Assim, é possível monitorar todo o progresso do trabalho e otimizar a finalização das obras.
Gestão financeira
Pode ser sinônimo de sucesso ou fracasso de um projeto.
É preciso contar com um controle financeiro altamente efetivo para que a obra seja eficaz, pois é a gestão financeira que alia o cronograma ao orçamento.
Aqui, listam-se todas as etapas da obra de forma sequencial determinando seus gastos por período, dependendo das necessidades específicas da construção.
Essas etapas podem sofrer variações durante a elaboração do cronograma, pois vão de acordo com o nível de complexidade de cada obra, influenciando significativamente em sua periodicidade.
Todos os custos referentes à obra também são de responsabilidade do gestor, a fim de respeitar o orçamento previsto e de controlar todos os gastos.
Isso envolve:
– Gastos com materiais e equipamentos;
– Pagamento dos prestadores de serviços;
– Relacionamento com os fornecedores;
– Recebimento dos materiais de construção;
– Organização e controle dos valores;
– Elaboração de um cronograma físico-financeiro;
– Conciliações financeiras;
– Análise do fluxo de caixa;
– Análise dos demonstrativos de resultados;
– Prestação de contas.
Tanto a elaboração do cronograma quanto a do orçamento possibilitam que algumas medidas sejam tomadas com antecedência, tudo para que não deixe de haver dinheiro em caixa para a conclusão da obra.
Gestão de pessoas
Como pudemos notar, uma obra envolve diversas questões, entre elas, a gestão de pessoas.
É necessário saber escolher profissionais com experiência e qualidade na execução de seus serviços para assim, montar uma equipe versátil que seja capaz de cumprir todas atividades e prazos com maestria.
Além da contratação dos trabalhadores, também é dever do gerente:
– Fornecer treinamentos;
– Delegar as funções de cada um e de cada equipe;
– Supervisionar as equipes;
– Avaliar as atividades realizadas, entre muitas outras.
Ainda é de responsabilidade do gestor de obras manter os funcionários motivados, incentivando-os a realizar um bom trabalho em conjunto.
Desse modo pode-se aumentar ainda mais a produtividade e otimizar resultados dentro da construção.
Gestão de documentos
A gestão de documentos é essencial para o planejamento de obras.
Com ela é possível coletar e armazenar as informações primordiais referentes à obra, como os contratos, desenhos, especificações, projetos BIM, estimativas, tudo o que é preciso para concluí-la, a fim de manter todos os documentos organizados e atualizados.
Em outras palavras, a gestão documental facilita o trabalho do gestor de obras com as operações diárias com o objetivo de diminuir o tempo gasto na procura por documentos e outras tarefas burocráticas repetitivas, mantendo-os acessíveis sempre que necessário.
Desse modo, é possível evitar quaisquer complicações, como equívocos nas informações ou queda na produtividade em razão da perda de tempo com a procura incansável pelos documentos exigidos.
Para melhorar o gerenciamento documental do seu projeto adote práticas como:
– Crie um local específico de armazenamento;
– Garanta que esse mesmo local de armazenamento propicie acesso de qualquer lugar que você esteja;
– Utilize códigos de identificação para facilitar as buscas;
– Uma alternativa muito válida é fazer uso de softwares próprios para a gestão eletrônica.
É por isso que a gestão de documentos na construção civil é fundamental. Assim, garante-se que a obra seja executada dentro das normas de construção.
Além desses quatro tipos de coordenação durante o planejamento de obras, existem ainda algumas etapas para que se tenha um gerenciamento adequado na construção. Nós os descreveremos a seguir:
Etapas do gerenciamento de obras
Para que o gerenciamento de obras funcione e para que o trabalho se torne um pouco mais descomplicado, foram criadas seis etapas fundamentais que devem ser seguidas à risca:
Estudo de viabilidade
avalia características técnicas e econômicas, como restrições, regras de zoneamento urbano, limitações legais, documentos necessários para o início das obras, etc., tudo para analisar se realmente vale a pena ou não dar andamento com a construção.
Análise do orçamento
controlar os custos da obra é fundamental. Para isso, leva-se em conta o preço dos materiais, as ferramentas e equipamentos a serem usados, mão de obra, reservas para imprevistos, taxas, entre outros. Os valores estimados inicialmente devem sempre ser ajustados caso se faça necessário.
Planejamento de itens
documento com informações essenciais à obra, como o cronograma, linha de base do escopo, plano de comunicação, gerenciamento de riscos, etc.
Execução do projeto
antes de as obras iniciarem, é comum acontecerem reuniões pré-construção, a fim de orientar quanto ao horário de trabalho, armazenamento de materiais, controle de qualidade, acesso ao canteiro de obras, bem como outras informações pertinentes.
Acompanhamento
acontece paralelamente à construção que o gestor responsável pelo planejamento da obra realiza o acompanhamento presencial, para ver como está o andamento dos trabalhos, tudo para garantir que a obra seja finalizada de acordo com o previsto.
Finalização
Tudo o que foi executado é avaliado a fim de garantir que tenha ocorrido conforme o que foi planejado desde o início. Após a verificação, é elaborado um relatório apontando todos os resultados obtidos, bem como todos os erros e acertos. Este documento servirá de orientação para as obras seguintes.
Auxílio tecnológico
Atualmente, a tecnologia tornou-se uma grande aliada do setor da construção civil.
Hoje em dia existem diversos softwares que nos permitem realizar todo o monitoramento e descrição dos resultados necessários para o planejamento de obras.
Essa tecnologia permite que se tenha acesso aos principais indicadores, além de utilizar o armazenamento em nuvem, garantindo maior segurança às informações e dados.
Isso possibilita a análise de dados de maneira mais rápida e concreta, aumentando a performance da equipe, reduzindo custos e facilitando o processo de tomada de decisões.
Portanto, chega de preencher planilhas a mão e correr o risco de se perder em meio a tantas informações pertinentes.
Os softwares ainda oferecem diversas integrações, como orçamento, planejamento, cotação com fornecedores, compra de materiais, emissão de notas, controle de fluxo de caixa, entre muitas outras especificações referentes à gestão de obras em um único lugar.
Logicamente, a eficácia do andamento da obra não depende única e exclusivamente disso tudo. Também é preciso poder contar com o comprometimento e responsabilidade de toda a equipe envolvida na construção.
Quando feito da maneira correta, o planejamento é capaz de trazer diversos benefícios que influenciam diretamente na finalização da obra. Caso contrário, pode gerar atrasos, falhas e compras desnecessárias.
Mas ainda assim, o planejamento de obras é a maneira mais eficaz de assegurar que o projeto seja executado adequadamente e de garantir a colaboração necessária.
Além de garantir que a construção esteja de acordo com o projeto, códigos e demais normas, também é de responsabilidade do gestor de obras certificar-se de que a construção será entregue dentro do prazo e orçamento preestabelecidos.
Gerenciar uma obra não é nada fácil, mas também não é nada impossível.
Gostou do nosso guia sobre planejamento de obras? Então pare de quebrar a cabeça aí e coloque já todas essas nossas dicas em prática!
Com esse passo a passo você verá como o seu projeto vai fluir ainda melhor e, de quebra, alcançar cada vez mais a satisfação dos seus clientes!
Caso você tenha ficado com alguma dúvida sobre como administrar a sua obra, você pode entrar em contato diretamente conosco.