Carta-convite: Você sabe a importância dela na realização de licitações?

Recentemente, no artigo sobre “erros mais comuns em concorrências de projetos”, falamos sobre uma ferramenta que é considerada um “coringa” das concorrências e licitações: a carta-convite. Mas por que ela é tão importante? Descubra agora a importância da carta-convite.

A carta-convite possui duas finalidades. Ela pode ser um instrumento de convocação de interessados em fazer uma obra ou participar de uma concorrência ou, ainda, servir como ferramenta de instrução, à medida que é utilizada para que se tome conhecimento do custo de uma obra.

Conheça um pouco mais sobre o uso da carta-convite tanto para a realização de cotações de preço, como para concorrências públicas.

• Uso de carta-convite para a cotação de preços

Um dos usos mais comuns da carta-convite acontece durante a fase de planejamento de uma obra. É por meio da carta-convite que se faz um “orçamento” a fim de descobrir o custo da construção.

Ela é bastante útil por permitir que engenheiros e projetistas possam identificar o construtor mais barato, dentro dos parâmetros estabelecidos no projeto. Entretanto, para que a cotação seja bem-sucedida, a carta-convite precisa ser o mais clara e precisa possível sobre a construção.

A carta-convite deve explicitar as tarefas a serem realizadas, locais da obra, materiais que serão utilizados (incluindo, se possível, as marcas previstas), quantidades e modo de entrega.

Com tantas informações, o mais natural é que a carta-convite seja elaborada pelo engenheiro responsável pelo projeto. Ela pode – e deve – ser enviada acompanhada por outros documentos como projetos, plantas, memorial descritivo, planilha de quantidades, dentre outros itens.

Quem trabalha com construção civil sabe que os problemas na hora de se contratar uma empresa não se resumem apenas à construção em si, mas também à parte burocrática: contratos, formas de pagamento e etc.

Por isso, a carta-convite ideal deve descrever também as condições da contratação, discorrendo sobre as obrigações das contratantes e contratadas. Dessa forma, ao enviar um orçamento, a possível contratada estará explicitamente aceitando todos os termos do contrato, ainda que ele não tenha sido assinado.

• Uso de carta-convite para concorrência ou licitações

A carta-convite também pode ser utilizada em concorrências. Nesse caso, há alguns cuidados extras a serem tomados para se evitar a judicialização do projeto.

A contratante deve enviar o convite a pelos menos três empresas conhecidas em suas áreas de atuação, mas a concorrência não pode ser fechada apenas a essa convidadas. Outras companhias, caso queiram, podem solicitar a participação na licitação.

A principal vantagem da carta-convite para concorrências é a maior celeridade do processo e menor custo, em comparação a métodos tradicionais como licitação ou tomada de preços.

Os convites – ou o edital que prevê o envio da carta-convite – não precisam ser publicados em jornais de grande circulação, mas precisam ser afixados em ambiente público e de fácil acesso.

Pode ser, por exemplo, no mural da empresa, desde que esse esteja afixado em local de circulação livre a qualquer pessoa (na área da recepção, por exemplo).

Pela sua praticidade e pelos baixos custos envolvidos, a carta-convite é bastante utilizada na construção civil. O principal cuidado a ser adotado em sua utilização é  o esmero em sua redação, de forma que não haja dúvidas sobre as expectativas e obrigações de contratantes e contratadas.

Ficou com alguma dúvida sobre essa importante ferramenta? Deixe sua perguntas nos comentários.