É sabido que a indústria da construção civil é um dos setores econômicos em que mais se tem perdas, sejam materiais ou recursos humanos. Muitas empresas não controlam suas despesas e acabam gastando mais do que poderiam, fator comumente acarretado por falta de planejamento e/ou conhecimento.
Um gestor precisa saber o custo de cada atividade de seu projeto/obra, como e quando as tarefas devem ser executadas para tomar uma decisão assertiva. Para que isso aconteça, é essencial planejar todos os trabalhos a serem realizados. O planejamento independe do porte da obra e da construtora.
O planejador ajudará na elaboração do melhor cronograma para orientar o planejamento das atividades de acordo com as necessidades do cliente. E para um cronograma assertivo, deve-se levar em consideração além da melhor sequência executiva todo o processo de suprimentos, já que é outra questão muito relevante para o controle de gastos da obra.
Por exemplo, alguns insumos podem ser comprados todos de uma vez, a fim de aproveitar boas oportunidades de negociação. Já outros materiais podem ser adquiridos em etapas, facilitando o armazenamento e logística dos processos. Cada caso deve ser analisado para não atrapalhar tanto no custo quanto na logística da construção.
Entendendo os conceitos: Econômico x financeiro
Antes de apresentarmos como se implantar um eficiente controle econômico de obras, precisamos entender sobre o conceito. Comumente confundidos, os termos econômico e financeiro são diferentes em seus conceitos e definições.
– Econômico
O conceito de econômico é o que diz respeito ao processo produtivo e operacional. Está relacionado aos custos e receitas que estão ligados diretamente ao projeto. É basicamente o quanto se embolsa e o quanto se gasta, crédito versus débitos e entradas versus saídas.
– Financeiro
Em contrapartida, o conceito de financeiro está ligado à liquidez do dinheiro no sentido de caixa. É o dinheiro no tempo. Capital de giro, pagamentos financeiros, recebimento de valores a prazo. Todos esses são assuntos relacionados a gestão financeira e estão diretamente ligados ao dinheiro, representando a variação de caixa e o seu saldo.
Rotina de planejamento
Nesse artigo analisaremos como funciona a rotina de um controle econômico. Na imagem abaixo podemos ver um fluxograma detalhando todos os processos de planejamento deste o término de um estudo de viabilidade de um empreendimento. Com objetivo geral do empreendimento traçado serão realizados os projetos executivos e processos legais, logo após se inicia a quantificação, orçamento e planejamento do detalhados do empreendimento. Quando a obra se inicia o processo de controle e aferição é implementado, com a medição física dos serviços executados, apropriação de custos através de ERP ou planilha de excell, levantamento de estoque e custos a serem comprometidos, e por fim, a análise física e econômica.
“Processo geral de planejamento e controle (TecPlaner)”
Aqui, transcorreremos pela rotina da medição física em diante conforme o fluxograma. Lembrando que mesmo tomando todas as precauções, imprevistos ainda podem acontecer a qualquer momento. Portanto, um bom gestor deve estar preparado para decidir da melhor maneira possível, sem que os prazos ou custos sejam comprometidos e a melhor solução seja tomada.
Passo 01: Anterior ao início do controle
Para um bom controle econômico, além de um orçamento otimizado, é fundamental que o plano de contas estabelecido seja eficiente e estruturado de forma que facilite o controle durante a obra, ou seja, o plano de contas e a EAP devem observar que a forma como se orça tem de acompanhar a forma como se contrata e afere, logo facilitando as etapas de controle e análises.
Importante que o planejamento físico das atividades do empreendimento também seja baseado na mesma estrutura, assegurando assim a integração de todos os conceitos: orçamento, planejamento físico, planejamento financeiro e econômico.
“CPU – Composição de preço unitários do orçamento (TecPlaner)”
Passo 02: Avanço físico-econômico
A base de dados utilizada deve ser fidedigna a realidade, pois a integração dos índices de performance física influenciará diretamente no resultado econômico. Na TecPlaner adotamos o sistema de avanço físico quadro por cômodo, ou seja, com base no levantamento inicial do projeto criamos via aplicativo MedTab uma estrutura de avanço detalhando cômodo a cômodo, atribuindo quantidades relativas aos mesmos e possibilitando que o %(Percentual) realizado aferido de cada serviço tenha um alto grau de confiabilidade.
O avanço cômodo a cômodo pode ser facilmente auditável, já que suas premissas são definidas no início do processo e anexo existem materiais probatórios como fotos relacionadas a atividade especificada. Tal percentual físico é atribuído ao valor agregado da atividade em orçamento, gerando assim o avanço físico-econômico item a item da EAP, e como consequência o avanço físico-econômico do empreendimento.
“Avanço físico-econômico consolidado (TecPlaner)”
Passo 03: Apropriação de custos, comprometimento e estoque
Hoje é comum que os construtores utilizem ERP’s para armazenar, organizar e compilar os dados de seus empreendimentos. Várias dessas ferramentas oferecem a solução de controle econômico, orçamento, planejamento físico e outros. Apesar de cumprir o papel importantíssimo de aproximar e integrar os setores e processos da organização, salvo raríssimas exceções dificilmente eles entregam o resultado com eficiência, isso levando em consideração um preenchimento perfeito dos dados.
Na TecPlaner, quando o cliente não tem ERP ou um processo de apropriação definido, corrigir essa questão é o primeiro passo. Implantando esse sistema, seja via ERP ou Excell, garantiremos a eficácia do controle através de treinamento especializado.
“Modelo de Apropriação de Custos (TecPlaner)”
Com processo de apropriação de custos implantado, periodicamente e coincidente a data do avanço estabelecemos o corte para análise, o que habitualmente ocorre no fechamento mês. A maioria das ERPs são exportáveis para o excell, e como essas ferramentas (salvo raríssimas exceções) não atingem o nível de análise tão adequado, na maioria das vezes optamos por fazer um controle externo.
O primeiro passo é emitir o relatório detalhado e acumulado dos custos desde o início de lançamento até a data de corte a ser analisada, e em seguida tratá-los de forma a observar e conferir de forma prévia possíveis erros de atribuição de códigos, falta de lançamento de dados, valores correspondentes a realidade.
Lembrando que a essa altura do campeonato estamos tratando de EAP’s padrão tanto de orçamento, planejamento, a apropriações. O mesmo processo será feito para os itens em estoque, com sugestão de auditoria bimestral.
Nos itens a comprometer indicamos um pente fino dos contratos e serviços em andamento, assim pontuando aqueles que apesar de executados fisicamente ainda não incorreram custo. Como por exemplo, medições de empreiteiros aprovadas, mas ainda sem NF, assim corrigimos eventuais distorções na análise.
“Representação dos Custos apropriados, estoque e comprometidos (TecPlaner)”
Passo 04: Análise física e econômica
A TecPlaner utiliza a plataforma de controle desenvolvida via VBA que proporciona integração do orçamento, planejamento e custos, gerando assim o resultado detalhado e consolidado dentro de uma única ferramenta. Quando alimentamos o cronograma com o avanço físico-econômico, apropriações, estoque e compromissados teremos o material bruto a se analisar.
A partir daí a inteligência e experiência do controlador de custos entra em ação. É aí que a maioria das ferramentas que dizem “cuspir” essa informação de forma automática não atingem o nível de excelência, isso sem contar muitas vezes ser por falta de alimentação correta.
A construção civil é dinâmica, e isso também se reflete em seus custos, por isso uma análise apurada de item a item é imprescindível. Um percentual físico atribuído de forma errada pode distorcer toda uma realidade, um descontrole do histograma de recursos diretos e indiretos pode gerar muitas incertezas, assim como um inventário de estoque mal formulado ou um contrato desconsiderado.
Em sua forma analítica o relatório econômico mostrará indicadores, como o IPEC (índice de Performance Econômico), que apontará eventuais dispersões positivas ou negativas dentro do período abortado. Essa análise leva o planejador a “investigar” contratos, preços unitários, diferenças de quantitativo entre projeto x realizado, e porque não reajustes de itens acima da indexação. Quando a obra chega perto do final de sua fase de suprimentos o planejador já trabalha com a expectativa de custo final do empreendimento, projetando assim o custos final da obra.
“Controle econômico consolidado (TecPlaner)”
A imagem acima contempla todos os conceitos descritos nesse artigo. Da esquerda para a direita, podemos ver o orçamento definido a partir de um plano de contas e EAP, com seus respectivos valores agregados, de forma macro.
No segundo quadrante aparece de forma consolidada o custo apropriado: todos os custos incorridos e lançados até a data de corte; o estoque: real levantado em obra e externo em fornecedores, compromissados: medições de serviços, materiais, folha de pagamento, encargos, todos competentes ao período abordado, mas que não lançados.
Como abordado acima, toda essa conjuntura nos levará para um indicador IPEC, que quando estabilizado em 1,00, o custo analisado estará em conformidade ao orçamento. Assim como suas variações positivas ou negativas indicarão a tendência do custo e permitindo ações corretivas.
Para concluirmos
Para auxiliar na tomada de decisão, assim como na TecPlaner, é essencial possuir uma equipe treinada para acompanhar o andamento das atividades e dos custos de uma obra. Com esse controle é possível monitorar a evolução de cada etapa, e analisar se o que foi planejado está sendo executado de acordo com o cronograma e no custo estabelecido.
Com um departamento de TI voltado para novas tecnologias de controle buscamos agilizar e aumentar a produtividade do canteiro dos nossos clientes. Sempre buscamos através de relatórios customizados possibilitar uma análise quantitativa e qualitativa da performance da obra. E para facilitar, as informações são disponibilizadas para o cliente através de um portal online onde todos os dados de andamento e custo das atividades podem sem consultados via PC/mobile.
O importante, assim como na TecPlaner, é desenvolver rotinas e processos para assegurar que seu projeto seja executado dentro do custo previsto. Controlar assim custos operacionais e administrativos em obras, escritórios, operações logísticas, atividades de transporte e todo tipo de processo produtivo, sempre atentando para trabalhar em conformidade com os ERP (s) mais conhecidos do mercado, Sienge, UAU, RM Coorpore, SAP, Microsiga e outros.