Contar com um organograma e um fluxo de processo dentro de um projeto é fundamental para o adequado funcionamento das operações. Tais recursos servem, se pensar bem, como norteadores das atividades e contribuem, dito de modo geral, para a sua eficiência.
Gostaria de entender melhor a importância de tais instrumentos para a eficiência de seu projeto? Continue a leitura deste conteúdo!
Afinal, o que são o organograma e o fluxo de processos?
O organograma é um instrumento que representa, graficamente, a estrutura física de uma organização ou projeto. Em outras palavras, trata-se de um recurso que mostra as unidades funcionais de um projeto, bem como a hierarquia e as relações de comunicações entre elas.
Por exemplo, digamos que a unidade funcional máxima de um projeto seja a diretoria de obras e as unidades subalternas desta sejam os departamentos de execução e avaliação. Nesse caso, teríamos dois órgãos se comunicando diretamente com a unidade máxima.
O fluxo de processos, por sua vez, é um diagrama simplificado que reúne as etapas de um processo (construção de um prédio, por exemplo). Em uma obra, poderíamos chamar de fluxo de processo o projeto que aborda a sequência de tarefas que precisam ser feitas para que se consiga chegar a um resultado definitivo.
Mas qual é a importância do organograma e do fluxo de processo para o projeto?
O organograma se apresenta como uma solução essencial dentro de um projeto porque facilita o processo comunicacional entre departamentos e membros. Dito de outro modo, caso, por exemplo, um funcionário precise resolver um problema, basta olhar para o organograma e verificar qual departamento pode lhe ajudar.
Quando um projeto não possui um organograma, o funcionário pode se sentir perdido na hora em que precisa de ajuda, porque não sabe, diante de uma situação como essa, a quem recorrer.
Assim, para uma melhor comunicação e até mesmo para que todos consigam visualizar em que posição se encontram dentro do projeto, faz-se importante a elaboração de tal instrumento.
O fluxo de processo ou fluxograma é, de igual medida, importante. Através desse instrumento, a empresa pode gerir melhor as operações do projeto, bem como garantir maior eficiência e agilidade nas etapas que fazem parte do ciclo de produção ou construção.
Um exemplo talvez sintetize a importância desse recurso dentro de um projeto. Na construção de um prédio, é fundamental dividir as atividades por etapa: primeiro, busca-se construir a base do prédio; depois, aos poucos, inicia-se, de fato, o seu levantamento; a última etapa é direcionada, geralmente, para os acabamentos finais.
Veja que uma etapa precisa da outra para que tudo ocorra bem. Se, por exemplo, uma etapa atropelar outra pode acabar gerando problemas. Já imaginou iniciar o levantamento do prédio sem a base/alicerce que o torna seguro?
Nesse sentido, o fluxo de processo se torna indispensável, pois busca regular as ações, bem como o tempo que deve ser gasto em cada uma, para que assim tudo aconteça de forma eficiente, produtiva e ágil.
Portanto, se estiver na fase de elaboração de seu projeto, não esqueça de inserir nele o fluxograma e o organograma. Dessa maneira, você garante um trabalho eficiente e obtém maior controle em relação às atividades.
