Quando um cliente confia seu projeto nas mãos de uma empresa, ele espera – com razão – um serviço de qualidade e com resultados concretos. Para que esse objetivo seja alcançado, é importante que toda a equipe esteja engajada, motivada e com vontade de fazer dar certo.
Por isso, vamos apresentar o conceito das reuniões Kick-Off , que são uma ótima opção para motivar a equipe a iniciar um novo projeto com muito gás e força e vontade!
O que é uma reunião Kick-Off?
Alguns esportes norte-americanos utilizam o termo Kick-Off para marcar o começo de uma partida, aquele momento em que os jogadores finalmente podem dar início ao jogo e dar de tudo para atingir as metas da partida. No contexto empresarial, não é muito diferente.
Em português, a expressão Kick-Off pode ser traduzida como “pontapé inicial”. Ou seja, a reunião Kick-Off é a primeira de todas, aquela em que o projeto é apresentado à equipe , as metas são definidas, os prazos traçados, as responsabilidades atribuídas, enfim, é o momento em que a equipe fica alinhada com todos os detalhes do projeto.
Dicas para uma reunião Kick-Off de sucesso
Dois pontos fazem com que este tipo de reunião seja considerado produtivo: A clareza do projeto na cabeça dos envolvidos e a motivação da equipe para iniciar os trabalhos . Confira 3 dicas de ouro para extrair o máximo de proveito da reunião Kick-Off da sua empresa:
– Faça a reunião num local com menos distrações possíveis. Dessa forma, o pessoal não se distrai com outras demandas e o foco é mantido exclusivamente no projeto em questão;
– Para que fique garantido que todos entenderam a ideia passada na reunião, é interessante que ela aconteça da maneira mais didática possível – algo parecido com uma aula mesmo – para que os participantes, mais do que entendam, aprendam todos os pontos;
– Quanto mais motivada a equipe sai da reunião Kick-Off, maior a criatividade nas soluções, o comprometimento com os objetivos e a força de vontade para fazer o projeto decolar! Por isso, é essencial que seja uma reunião positiva e otimista, com cuidado para que as metas sejam atingidas através da motivação, e não da pressão.
A importância do TAP
O Termo de Abertura do Projeto (TAP), também conhecido como Project Charter, é um documento em que o início do projeto é autorizado formalmente . É esta declaração que permite ao Gerente do Projeto o uso dos recursos do cliente para as metas previamente definidas.
Além de ser obrigatório e importante para o andamento do projeto, o TAP também ajuda na otimização do projeto, pois ajuda a tirá-lo do campo das ideias e fazer com que seja iniciado oficialmente. Isso porque o registra formalmente e coloca no papel seus detalhes, servindo ainda como base para consulta conforme o progresso do projeto.
Que tal implantar as reuniões Kick-Off na sua empresa para extrair o melhor da produtividade de sua equipe? Se quiser saber mais sobre o assunto, ligue-nos e converse com um de nossos especialistas!
