março 07 2016 0Comentário

Elaborando um cronograma físico em 5 etapas básicas

Cronograma físico além dos prazos

O cronograma físico é uma ferramenta de gerenciamento que auxilia no planejamento e controle de atividades de uma obra. Nele são estimados os prazos para todas as atividades a serem desenvolvidas até o fim da execução de um projeto de construção civil.

O cronograma físico faz referência ao avanço real de uma obra e deve ser realizado antes do projeto executivo, explicado anteriormente aqui neste blog. O planejamento envolve outros processos como mão de obra, financeiro, compras e qualidade do projeto. Podemos afirmar que um cronograma feito de maneira eficaz pode ir muito além de atender aos prazos.

Listamos cinco etapas básicas para um bom aproveitamento da metodologia. Cinco formas de distribuir as funções e atividades em um período de tempo viável.

 

1° Etapa – Definir de etapas e estrutura analítica do projeto (EAP)

O primeiro passo é definir as atividades da obra, o tempo de duração de cada uma delas e a ordem em que elas serão executadas. Com essas expectativas organizadas, é possível encaixar os processos em datas factíveis.

Alguns fatores determinantes para escolha do “software” de auxílio devem ser analisados. A tipologia do projeto, vertical ou horizontal, repetitivo ou assimétrico e a periodicidade de controle revelam mais informações que indicam o melhor “programa” para a sua obra, que tem necessidades específicas.

É muito importante listar e hierarquizar as tarefas fundamentais dentro do empreendimento, quais demandam maior atenção e detalhamento para serem realizadas. Quanto maior a obra, mais complexo e necessário é esse processo. Isso porque várias etapas serão desenvolvidas e a chance de esquecer um procedimento aumenta.

A dica para que isso não aconteça é descrever todos os serviços definidos para cada setor ou cômodo. Essa subdivisão facilita o gerenciamento da obra e faz parte da estrutura analítica do projeto, que funciona como uma árvore (parâmetros gerais vão se desmembrando em atividades específicas). Veja o exemplo:

Obra: Reforma do apartamento

Atividade a ser desenvolvida: Aplicação de porcelanato;

Local: Cozinha, sala, banheiro e varanda;

Rastreamento

Para facilitar o rastreamento das atividades, é indicado colocar uma coluna auxiliar na planilha com o código de cada serviço e o local onde ele será realizado. O assentamento do porcelanato, por exemplo, ficaria assim: PPP-2P (Piso em porcelanato preto, que será instalado no segundo piso).

 

2° Etapa – A escolha do software

O segundo passo para criar um cronograma é definir um programa para acompanhar as atividades. Os mais usados são o Excel, MS Project, Primavera.

TecPlaner desenvolveu, a partir de sua expertise, suas próprias ferramentas de planejamento e controle. O TxC, plataforma de controle e cronogramas auxiliares é exclusiva e utiliza a tecnologia VBA (Visual Basic for Application) no Excel. O sistema foi pensado para atender a qualquer demanda, mas tem como foco principal facilitar o cronograma de obras verticais, como edifícios residenciais e corporativos.

Cronograma físico - TxC
Planilha de Lista de atividades e programacao do TxC

 

Cronograma físico - Gráfico TxC
Gráfico TxC

Os programas citados acima são completamente diferentes, apesar de compartilharem um objetivo principal: organizar os processos da obra de forma cronológica. Não é possível responder, sem uma análise prévia das suas necessidades, qual é o programa mais indicado. É por essa razão que a escolha do software, que é uma decisão estratégica, não pode ser a primeira etapa da execução de um cronograma.

Precisamos saber antes a base de programação, como: tipologia da obra (se vertical ou horizontal); repetitividade de atividades; estratégia e plano de ataque e equipes; periodicidade de controle e atualização do cronograma. Bom, acredito que já deu para perceber o motivo dessa escolha ser em função do tipo de projeto e estratégia e não somente por afinidades.

Em breve faremos um artigo para explicar as especificidades, pontos positivos e negativos do Excel, MS Project e Primavera.

 

3° Etapa – Sequência e relações entre as atividades

A terceira etapa para elaboração de um bom cronograma físico diz respeito à sequência. É nessa hora que você precisa estudar quais atividades dependem de outras para serem realizadas. Aqui outro parâmetro é muito importante: a mão de obra. É preciso analisar a quantidade de serviços independentes e dependentes para realizar a programação das possíveis quantidades de frentes de trabalho.

Abaixo as quatro principais relações entre atividades desenvolvidas sequencialmente ou concomitantemente que você deve listar no seu cronograma:

  • Fim com o início: são atividades que se iniciam após o fim de outras;
  • Início com início: atividades que devem ser iniciadas em conjunto;
  • Fim com fim: atividades que precisam ser finalizadas no mesmo momento;
  • Atividades que demandam mais tempo: processos que precisam ser iniciados antes dos demais por durarem mais tempo. Lembre-se de descrever a atividade no cronograma com o número de pessoas necessárias para seu desenvolvimento.

A partir das relações de interdependências, as atividades serão sistematizadas no software da empresa de forma detalhada. Suas respectivas posições no cronograma serão estabelecidas com base em todas as informações coletadas nas etapas anteriores.

Caso a transposição para o programa seja feita antes da definição do sequenciamento, você poderá ter um cronograma ilegível. Isso é, atividades realizadas em momentos próximos podem constar separadas no cronograma, dificultando a leitura e aumentando a chance de erros.

 

4° Etapa – Tempo das atividades

Atividades definidas, hierarquizadas por tempo de duração e registradas no programa de sua escolha, é hora de contabilizar o tempo total de obra. Elencamos alguns parâmetros que podem te ajudar no cálculo final. Para um maior índice de acerto, considere trabalhar com todas as metodologias abaixo:

  • Comparações: Estime o tempo que poderá ser gasto em cada uma das atividades descritas no cronograma. Para fazer isso, leve em considerações informações de outras obras que tenham características similares à sua ou consulte profissionais;
  • Use a matemática a seu favor: Se 200 metros quadrados de piso foram assentados em 10 dias, calcule o tempo necessário para terminar os 100 metros quadrados que ainda faltam. É fácil, use a regra de três para chegar ao número final (100 metros é a metade de 200, logo você precisará de mais cinco dias);
  • Especialistas: Antes de dar início a um serviço, consulte seu tempo de duração com o prestador ou um especialista. A estimativa é importante, inclusive, para que você consiga controlar a produtividade dos funcionários e perceber se está sendo lesado;
  • Mão de obra: Mais pessoas trabalhando diminuem o tempo na obra, esse é um fator essencial no cronograma. Estudar índices produtivos da região onde será realizado o projeto é de fundamental importância para dar maior poder de precisão ao seu cronograma. A mão de obra é uma das variáveis da duração de uma obra. Se houver a necessidade de terminá-la antes do prazo previsto, você pode aumentar o número de serventes.
  • Intempéries: Observe e considere as estações do ano ao planejar o início das obras. É importante lembrar que as várias regiões do Brasil também têm características específicas, por isso, é preciso conhecer bem as tendências meteorológicas do local. Épocas de chuva não podem coincidir com atividades como fundação, acabamento de fachadas e serviços externos.
  • Restrições: Faça uma análise do local onde a obra será executada e pesquise se existe alguma restrição de horários para caminhões e outros equipamentos pesados, fato que influencia diretamente na programação de entrega de materiais e desenvolvimento do projeto. Verifique também se há tolerância de ruídos para decidir sobre a utilização ou não de segundos e terceiros turnos de trabalho.

5° Etapa – Análise geral e base line

A quinta e última etapa de montagem de um cronograma físico é a análise minuciosa das atividades e suas especificidades. É preciso entender se os prazos estão embasados na realidade e se eles atendem a necessidade de quem está realizando a obra.

Nesta etapa o planejador pode fazer ajustes de prazos e equipes visando chegar ao resultado que precisa. Os profissionais da TecPlaner possuem experiência e o conhecimento necessário para negociar com fornecedores e ajustar o cronograma de serviços.

Outro ponto essencial quando todos os ajustes forem feitos no cronograma é a criação da “linha de base” ou “base line”. Ao jogar os todos os dados coletados no nosso programa, você terá um cronograma final, oficial, do projeto.

O base line é importante para o acompanhamento periódico das fases realização da construção ou reforma. Com ele, o responsável consegue checar se as etapas estão sendo desenvolvidas como o previsto inicialmente. O cronograma final ajuda, inclusive, na constatação de problemas críticos, como descumprimentos de metas, e de perspectivas positivas, como adiantamentos e planos de ação para o projeto.

Um cronograma pode ter várias linhas de base, porque pode ser que o projeto sofra alterações ao longo de sua execução. No entanto, a base de comparação correta sempre será sobre a base line inicial, que trabalha com as expectativas definidas no primeiro momento do planejamento do projeto.

 

Cronograma Físico Financeiro

Há, ainda, a possibilidade de colocar no cronograma físico os orçamentos realizados para cada serviço agendado e fazer uma projeção dos gastos mensais até a finalização da obra. Nesse caso, o planejamento fica mais factível.

O “cronograma físico financeiro” é mais uma ferramenta para evitar surpresas negativas. Ele ajuda, também, na busca por investidores, já que o valor da obra é completamente justificável. A projeção fica mais próxima da realidade, mas, na construção civil, é difícil prever todas as intemperes.

 

Conclusão

Por mais que indiquemos as “cinco etapas para elaboração de um cronograma”, não há como criar um organograma perfeito. A proposta deste artigo, então, é colocar os cinco pontos básicos que devem ser observados com atenção pelo planejador e ou por quem decidiu fazer uma obra (principalmente aqueles que não têm experiência no ramo).

O planejador precisa ter em mente que essas etapas se desdobram em inúmeras outras e que possivelmente o seu cronograma nunca atenderá todas as frentes necessárias. Sendo assim, é necessário criar mecanismos auxiliares para buscar resolver os problemas, pontos fora da curva e obter o pleno atendimento.

Como prometido, para complementar este artigo, falaremos em um próximo sobre as principais diferenças entre as bases de programação Primavera, MS Project e Excel. Buscaremos ilustrar e desmistificar o fato de que existe um “software” que contemple todas as necessidades de um projeto e explicaremos os pontos fortes de cada um deles para que você entenda qual melhor se enquadra no seu objetivo.